Commissione di Sorveglianza sugli archivi
Le Commissioni di sorveglianza sugli archivi degli uffici periferici dello Stato costituiscono un'attività specificamente rivolta agli archivi correnti dell'amministrazione dello Stato.
Ogni ufficio statale (se il territorio di competenza non è inferiore alla provincia) ha l'obbligo di istituire una commissione di sorveglianza sul proprio archivio. Si tratta di un organo collegiale misto, formato da quattro componenti: due funzionari dell'ufficio di appartenenza, uno dell'Archivio di Stato e uno del Ministero dell'Interno (Prefettura).
La commissione si riunisce periodicamente, per valutare quali atti siano destinati alla conservazione perenne, e quali possano essere eliminati; può intervenire anche sull'organizzazione dell'archivio corrente.
La costituzione delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi è prevista dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (approvato con decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 45 del 24 febbraio 2004); la composizione e il funzionamento sono disciplinati dal regolamento approvato con DPR 8 gennaio 2001, n.37, pubblicato in G.U. n. 55 del 7 marzo 2001.
Presso gli organi indicati nel comma 1 (giudiziari e amministrativi dello Stato) sono istituite commissioni, delle quali fanno parte rappresentanti del Ministero della Cultura e del Ministero dell'interno, con il compito di:
- vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito,
- collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti,
- proporre gli scarti di cui al comma 3 (nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto),
- curare i versamenti previsti al comma 1 (gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano agli archivi di Stato competenti per territorio i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant'anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant'anni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio),
- identificare gli atti di natura riservata.
[Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 41, comma 5]
Gli scarti sono autorizzati dal Ministero della Cultura, Direzione generale per gli Archivi, Servizio II, Via Gaeta 8-10, 00185 Roma.
Le disposizioni descritte non si applicano al Ministero per gli affari esteri ed agli stati maggiori delle difesa, dell'esercito, della marina e dell'aeronautica per quanto attiene la documentazione di carattere militare e operativa.
[Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 41, comma 6]
Regolamento per lo scarto (selezione) dei documenti negli archivi pubblici
Lo scarto – ma meglio sarebbe usare il termine “selezione” – di documenti è previsto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (art. 21 comma 1, lettera d; art. 41, comma 3) e rappresenta una delle più delicate attività afferenti alla tutela archivistica. Esso è finalizzato alla migliore preservazione dei documenti che sono stati selezionati per la conservazione permanente, eliminando masse documentarie non più necessarie per l’attività amministrativa e sovrabbondanti per la tradizione della memoria storica.
I presupposti per poter procedere alla scarto di documenti, che si realizza normalmente per serie archivistiche, sono:
1. che la serie archivistica da scartare sia compresa come tale nel piano di conservazione e che siano trascorsi i termini per poter procedere allo scarto;
2. che i documenti da scartare non possiedano più alcuna rilevanza sul piano amministrativo e giuridico, che si riferiscano a procedimenti conclusi e non più suscettibili di ulteriori interventi di ordine amministrativo o giurisdizionale;
3. che i documenti da scartare siano privi d’interesse ai fini della trasmissione della memoria storica e per la ricerca scientifica.
Recentemente la Direzione generale per gli archivi ha prescritto (con proprie circolari nn. 18, 27 e 33/08; ma si veda anche la circolare n. 44/05, relativa agli archivi degli istituti scolastici) che, per procedere allo scarto, occorre avere preliminarmente accertato che delle attività amministrative (o giudiziarie) documentate negli atti di cui si propone lo scarto rimanga comunque traccia essenziale in serie documentarie destinate alla conservazione permanente (ad esempio, a seconda dei casi: protocolli d’ufficio; registri ufficiali di contabilità; rubriche o schedari; banche dati elettroniche; statistiche periodiche; ecc.).
La procedura per lo scarto viene attivata negli uffici delle Stato dalle rispettive Commissioni di sorveglianza, che formulano la proposta da sottoporre all’approvazione ministeriale della Direzione generale per gli archivi, Servizio II.
Gli Enti pubblici regolano autonomamente le procedure per lo scarto, fatta salva l’approvazione definitiva, per la quale devono rivolgersi alla competente Soprintendenza archivistica.
La procedura semplificata di scarto di cui all’articolo 7 del DPR 37/01, non può avere, al momento, attuazione pratica, non essendo state individuate da nessuna Amministrazione le categorie di documenti per cui la procedura sia ammessa.
